Além disso, uma pesquisa do Google aponta que a maioria dos profissionais brasileiros prefere o trabalho hAlém disso, uma pesquisa do Google aponta que a maioria dos profissionais (59% dos colaboradores) brasileiros prefere o trabalho híbrido pós-pandemia. Apesar de já ter se tornado a realidade de muitas equipes, existem líderes e gestores que não sabem a melhor forma de gerenciar e engajar esses times. Logo, reunimos dicas e ferramentas para colaboração online capazes de deixar o trabalho mais divertido, fácil e produtivo!
Ferramenta de Mapa Mental
O mapa mental ou mapa conceitual é um diagrama que permite visualizar como ideias e conceitos relacionados estão conectados uns aos outros. Isso pode ser extremamente útil para equipes híbridas, sabia? Quando não é possível discutir ideias com os colegas da mesma forma que num encontro presencial, visualizá-las pode ajudar os membros do grupo a seguir as ideias. Por exemplo, líderes podem usar um aplicativo especializado na criação de mapa mental para mostrar sugestões interligadas, adicionando e desenvolvendo o mapa mental durante a reunião online. A criação de mapas mentais também serve para:
Entender um problema ou desafio;Debates;Encontrar solução de problemas;Coletar e organizar ideias de uma variedade de colaboradores;Tomar notas;Organizar listas de tarefas.
A Miro é uma plataforma de conteúdo visual que funciona como uma lousa digital online infinita. Entre as opções de organização de ideias, está a ferramenta de mapa mental, perfeita para manter a integração de equipes criativas e estratégicas. Um dos principais diferencias da Miro é a comunidade divertidamente apelidada de “Miroverse”. Por lá você tem mais de 1.000 templates diferentes, não só limitados a mapas mentais, mas como também de atividades quebra-gelo, gerenciamento de projetos, calendários, brainstorming e mais, como:
Populares; Miro Experts; Workshops;Reuniões;Brainstorming;Estratégia e Planejamento;Diagramação;Educação;Startups;Apresentações;Diversão e games;E vários outros
Para quem não precisa desenvolver vários mapas mentais, é possível usar a Miro de graça com o limite de até 3 mapas. Dá pra usar um como pessoal, com o que você planeja fazer, atividades, ideias, objetivos, outro para trabalho e o último para educação. Eu adoro cursos gratuitos e organizo os que eu quero fazer através de mapa mental, dividindo em subtópicos de acordo com o assunto de cada curso. E se você também gosta de cursos gratuitos, temos uma matéria com 1.551 cursos online em português com certificado gratuito.
Ferramenta de videoconferência
Às vezes, só a troca de e-mail não dá conta da troca de informações que acontece entre os membros de uma equipe. Para um alinhamento geral, a videoconferência é essencial! Logo, é sempre bom ter mais de uma ferramenta desse tipo ao seu dispor, já que alguns sistemas podem falhar. Entre as melhores, estão Google Meet, Microsoft Teams e Zoom. Além disso, cabe ao líder estar atento aos sinais da equipe quanto à satisfação com videoconferências e ferramentas de planejamento das atividades diárias. Logo, itens como câmera e microfone também fazem parte das ferramentas de videoconferência que devem satisfazer as necessidades dos colaboradores. Outro detalhe a se verificar é a conexão com a internet pelo Showmetech para assegurar que está recebendo o acordado com a operadora de banda larga. Também é possível testar a qualidade de vídeo e áudio em alguns aplicativos como o Zoom e o Skype. Dê preferencia ao uso de internet via cabo ao invés da rede Wi-Fi caso esteja utilizando computador ou notebook, o que possibilita uma conexão mais estável.
Ferramenta de gestão de tarefas
Depois de pensar e organizar as ideias, é preciso distribuí-las e acompanhar o desenvolvimento delas. Ferramentas de gestão de tarefas são indispensáveis para qualquer tipo de trabalho em equipe, seja online ou presencial. Procure por interfaces intuitivas e dinâmicas, que permitam comentários e menção de outros membros em cada tarefa, além do anexo de arquivos de imagens e arquivos. Assim, todo mundo fica inteirado e na mesma página sobre o que está rolando. Boas alternativas são o Asana, Trello e Flow.
Ferramenta de armazenamento de arquivos na nuvem
Os conteúdos e materiais de cada projeto precisam estar disponíveis para que os colaboradores possam acessar de qualquer lugar com suas contas. É para isso que o armazenamento na nuvem funciona de forma organizada e segura. Vale apostar no Dropbox, um dos primeiros serviços desse tipo que surgiu e fez muito sucesso. Outros favoritos das empresas são Google Drive e Office 365.
Ferramentas de comunicação
Começamos com um simples apelo: fuja do WhatsApp como meio de comunicação corporativo. Isso porque a maioria de nós usa esse app para conversar com a família e amigos, logo, faz sentido separar o pessoal do profissional. É fácil achar ferramentas gratuitas que te ajudam coordenar a interatividade entre as equipes. Inclusive, separamos aqui algumas gratuitas e SaaS – softwares que você pode baixar pela internet, instalar no computador ou acessar direto na aba do navegador. Slack, Microsoft Teams e Flock são incríveis para manter todo mundo atualizado ao mesmo tempo!
Serviços de antivírus atualizados
No trabalho híbrido, um computador sempre protegido é ainda mais relevante, já que a máquina pode estar armazenando tanto os arquivos profissionais como dados pessoais de quem usa. Por isso é válido um antivírus frequentemente atualizado. Não faltam opções, basta verificar quais atendem o número de integrantes do plano com o custo-benefício mais interessante. Avast, McAfee e Microsoft são algumas das possibilidades que oferecem soluções com diferentes recursos que detectam ameaças em tempo real.
Gerenciador de senhas
Com tantas ferramentas e serviços, pode ficar difícil se lembrar das senhas de cada um, sejam elas individuais ou coletivas. Você e seus colegas devem sempre se lembrar que não é recomendado repetir senhas, combinado? Então, os gerenciadores de senhas podem ser bons aliados nessa hora de compartilhar informações na colaboração online. Isso porque eles armazenam códigos secretos e senhas de maneira segura. Sem contar que um gerenciador ainda colabora na melhoria da produtividade, pois os aplicativos concentram as palavras-chave em um só lugar. Experimente KeePass XC, True Key ou Bitwarden.
Entregas e horas trabalhadas da equipe
Olha, além das ferramentas para colaboração online, o home office e trabalho híbrido reafirmam cada vez mais que pouco importa quantas horas cada colaborador passou sentado em frente ao computador. A rotina de uma equipe distribuída precisa ser baseada em objetivos compartilhados e alinhamento de expectativas.
Ou seja, os líderes devem comunicar o que se espera de cada funcionário, quais são as metas diárias, semanais ou mensais, claro, de um modo realístico. De nada adianta conversar com os colaboradores para estabelecer números absurdos e irreais. O cumprimento de tais acordos e o progresso coletivo é o que realmente importa.
O acompanhamento deve ser aplicado ao trabalho e não às pessoas numa espécie de fiscalização doentia, como é possível observar em alguns casos já expostos. Ambientes inseguros e tóxicos são criados assim, quando a sensação de estar sendo constantemente vigiado e medido é sentida pelo colaborador.
Com as ferramentas certas para colaboração online, é possível atingir uma comunicação mais calma e estruturada, além de proporcionar foco aos envolvidos. Lembrando que aplicativos e serviços web como a ferramenta de mapa mental possuem uma curva de aprendizado. Por isso, incentive treinamentos e colaboração entre os colegas para que as pessoas se sintam inclusas no momento de aprendizagem.
E aí, curtiu? Compartilhe essas dicas dentro da empresa e com seus colegas. Se você já tem experiência com o trabalho híbrido ou está se acostumando a essa modalidade, deixe suas dúvidas ou compartilhe as ferramentas que usa nos comentários!
Aproveite para conhecer os melhores serviços de backup na nuvem, que também podem colaborar para um armazenamento mais seguro de arquivos importantes do trabalho.
